آغاز به کار سامانه مدیریت شهری137 شرکت فراداده، در شهرداری بندرعباس با نمایش لحظه ای عملکرد واحدها
25 اسفند 1403
راه اندازی سامانه 137 شهرداریهای قصر قند و ساربوک در استان سیستان و بلوچستان
20 مرداد 1404
پروتکل برگزاری جلسات هفتگی با رویکرد کوچینگ
پروتکل برگزاری جلسات هفتگی با رویکرد کوچینگ
برای دستیابی به بهره‌وری بالا و ایجاد فضای یادگیرنده در تیم، برگزاری جلسات هفتگی بر پایه اصول کوچینگ بسیار مؤثر است. این پروتکل شامل مراحل و الزامات مشخصی است:
⸻
پیش‌نیازهای جلسه
1. تعیین دبیر جلسه: مسئولیت ثبت صورت‌جلسه، پیگیری اقدامک‌ها و تهیه گزارش نهایی با دبیر است.
2. تهیه ابزارهای لازم: حضور یک تخته وایت‌برد یا وایت‌برد دیجیتال برای یادداشت نکات کلیدی ضروری است.
3. ضبط جلسه: به منظور مرور و مستندسازی، جلسات باید ضبط شوند.
4. پذیرایی مناسب: پیش از آغاز جلسه، پذیرایی ساده ولی باکیفیت انجام شود تا فضایی صمیمی و آماده برای گفتگو شکل گیرد.
⸻
نقش مدیر در جلسه
5. مدیر (مثلاً شهردار یا مدیر سامانه) صرفاً شنونده است. ورود به بحث یا قضاوت، فضای امن گفتگو را مخدوش می‌کند.
⸻
مراحل اجرای جلسه
6. آغاز جلسه با سؤال انگیزشی:
«تجربه کاری موفق شما در هفته گذشته چه بوده؟»
شرکت‌کنندگان به‌نوبت تجربه‌ای الهام‌بخش را بیان می‌کنند؛ به‌گونه‌ای که دیگر اعضا بتوانند از آن نکته‌برداری کنند.
⬅ مثال: «من توانستم یک شهروند عصبانی را آرام کنم.»
🔺 تمرکز فقط بر نقاط قوت افراد است، نه ایرادها یا انتقادها.
7. سؤال دوم: چالش هفته گذشته شما چه بود؟
8. سؤال سوم: برای بهبود عملکرد، چه پیشنهادی دارید؟
⸻
مدیریت پیشنهادها
9. ثبت پیشنهادات: تمام پیشنهادها روی تخته نوشته شوند. سپس مشخص گردد:
• چه کسی؟
• چه کاری؟
• تا چه زمانی؟
• با چه روش و ابزاری؟
10. اگر پیشنهادی فعلاً قابل اجرا نبود، صرفاً گفته شود:
«فعلاً قابل اجرا نیست.»
⸻
پیگیری و اقدامک‌ها
11. در جلسه بعد، دبیر نسخه چاپی صورت‌جلسه را به مدیر ارائه می‌دهد.
12. ابتدای جلسه، مرور اقدامک‌های هفته قبل انجام می‌شود.
13. اقدامک‌ها ممکن است: تکرار، اصلاح، بهینه‌سازی یا حذف شوند.
14. سپس اقدامک‌های جدید تعریف می‌گردد.
15. اگر تعداد اقدامک‌ها زیاد بود، بر اساس اولویت اجرا می‌شوند.
📌 انجام اقدامک‌ها جزو وظایف اصلی پرسنل است و نیاز به پرداخت پاداش ندارد.
⸻
نکات مهم درباره نظم جلسه
16. هر فرد زمان مشخصی برای ارائه دارد.
17. چه مدیر حضور داشته باشد یا نه، جلسه باید طبق برنامه برگزار شود.
18. در صورت مرخصی، فرد باید به‌صورت آنلاین یا تلفنی در جلسه شرکت کند.
19. اگر کسی به‌صورت مداوم از شرکت در جلسات گریزان باشد، بر اساس سیاست سازمان، احتمال قطع همکاری وجود دارد.
20. برگزاری منظم جلسات در ابتدا دشوار است، اما با تمرین، نظم و نتایج مثبت آن نمایان خواهد شد.
جهت کسب اطلاعات بیشتر در زمینه راه اندازی سامانه 137با ما در ارتباط باشید.
۰۹۱۸۷۶۷۳۶۰۰
۰۸۶۴۴۲۳۳۶۰۱
۰۸۶۴۴۲۳۳۶۰۲
۰۸۶۴۴۲۳۳۶۰۳